Designing A Product Information Management Architecture. Del I: UX Forskning

En historie om hvordan vi designet et PIM-system for en bedrift. På 6 uker. Og på en brukersentrert måte.

Digital transformasjon - hvor skal vi begynne?

Ingen revolusjon starter uten en gnist. Spesielt ikke en digital. En av våre kunder, en ledende klesforhandler fra Norge, trengte noe spesielt for å begeistre de viktigste interessentene og hele organisasjonen ved begynnelsen av den digitale transformasjonen.

Forhandlerens problem var fragmenteringen av systemene de brukte for drift. Markedsføring, salg, lagerdrift, nettsidene, produktinformasjon - alle disse funksjonene brukte en mengde digitale verktøy, ingen av dem tilpasset organisasjonens reelle behov. Dette fører ofte til at team glipper, systemer bryter sammen og hele driften lider dersom noe går galt. Denne fragmenteringen påvirket betydelig deres forretningsprosesser, noe som gjorde det vanskelig å håndtere og integrere ulike operasjoner effektivt.

Store detaljhandelsbedrifter bruker ofte hundrevis av separate systemer for å administrere driften sin.

Du kan ikke starte en digital revolusjon ved å endre alt på en gang - du gjør én ting om gangen. Derfor ble et team av ekspertdesignere og utviklere fra EL Passion invitert til å bygge et grunnlag for et av de viktigste aspektene ved deres detaljhandelsdrift  -  PIM.

Hva er et produktinformasjonshåndteringssystem?

Den økende rollen til Internett i handel har skapt mange muligheter for detaljhandlere til å gå globalt og redusere tiden forbrukerne trenger for å oppdage og kjøpe produktene sine. 

På den annen side skaper håndtering av produktinformasjon på tvers av mange salgskanaler problemer med å opprettholde konsistens og nøyaktighet. En PIM - Product Information Management er et sentral system som lagrer (overraskelse, overraskelse) all produktinformasjon og distribuerer den til bestemte kanaler - nettbutikker, detaljhandelsbutikker, markedsføringssystemer osv. Det hjelper med å administrere og synkronisere produktdata på tvers av ulike kanaler, og sikrer datakonsistens og nøyaktighet.
Programvare for produktinformasjonshåndtering fungerer som et sentralt knutepunkt for produktinnhold, forbedrer datakvaliteten og teamkommunikasjonen, og støtter publisering og syndikering på tvers av kanaler i e-handelsaktiviteter. Tid var av essensen (er det ikke alltid?), så vår rolle var en 6-ukers sprint for å designe en klikkbar prototype av en PIM og bygge en back-end plattform som vil tillate å konstruere PIM i fremtiden. Denne casestudien vil fokusere på den første.

UX-strategi

Vår strategiske fokus

Vi kunne starte med hvilket som helst av detaljhandelssystemene, men PIM ble valgt, da det virkelig kunne vise våre kapabiliteter og var noe mange i organisasjonen kunne relatere til. Vår system- og interessentkartlegging under vår Produktdesignworkshop var nyttig for å etablere dette.

System- og interessentkartleggingen gjorde at vi kunne se hele bildet av systemene involvert i detaljhandelsoperasjoner.

Den første utfordringen i prosjektet var å se på hvordan produktinformasjon vanligvis blir håndtert og hvilke problemer nettmerchandisere og produktinformasjonsledere møter daglig i jobben sin. Vi ble bedt av kunden om å gi et eksternt perspektiv på hvordan et PIM bør konstrueres. Dette inkluderte å definere dataattributter og bygge en datamodell gjennom datamodellering for å sikre fleksibilitet og tilpasning av PIM-systemet. Vi har konsolidert innsikter fra ulike kilder for å lage en arkitektur for PIM og bestemme de kjernefunksjonalitetene.
I tillegg forbedret integreringen av ulike systemer datastrukturen, reduserte gjentatte datainntastinger og forbedret konsistensen av informasjon.

Faglige ekspertintervjuer

En av de viktigste antakelsene i vårt engasjement var at vi ikke skulle samle innsikt fra organisasjonen for å unngå å bli partiske (sic!). Det gjorde arbeidet vårt litt vanskeligere, men vi ga ikke opp på brukerintervjuer.

I stedet intervjuet vi en rekke personer som har erfaring med å bruke Product Information Management-systemer. Vi gjennomførte alle intervjuene ved hjelp av Lookback, og det hjalp oss med å analysere innholdet senere.

• Produktmerchandisere
• PIM-skapere
• E-handelsledere

Dette ga oss masser av innsikt i hvordan PIM-er er bygget, hvordan de tilfører verdi til organisasjoner og hva som er de mest brukte funksjonene på tvers av forskjellige organisasjoner.

Produktrevisjon og datakvalitetsstyring

For å forstå hvordan PIM-er fungerer, har vi gjennomgått en rekke eksisterende løsninger på markedet og kartlagt hvordan de løser visse problemer som e-handelsansatte møter hver dag.

Hvert av produktene vi vurderte (InRiver, Akeneo, Shopify, Magento) har brakt oss litt nærmere de innledende visjonene om hvordan man best kan håndtere produktinformasjon på tvers av mange kanaler.

Hvordan påvirker produktinformasjon kundene?

Produktinformasjon har ett endemål. Overraskende nok er det ment å informere kundene om produktene! Det ville vært en forferdelig oversikt om vi ikke hadde intervjuet faktiske kunder i forhold til deres kjøpsatferd!

Selv om målgruppen var basert i Norge og Sverige, som ikke er så langt unna, følte vi at e-handelsvanene kan være litt forskjellige fra Polen. Derfor gjennomførte vi 10 dybdeintervjuer og brukertesting med kunder fra Norge og Sverige.

Vi lærte hvordan Klarnas 'bestill nå, betal senere'-funksjon endrer deres forhold til nettkjøp; hvordan de stoler mer på PayPal enn butikkene selv; hvordan materialene i klær og sko kan gjøre en forskjell, eller hvordan størrelser er irrelevante hvis de ikke vises i konkret sammenheng.

Vi gjennomførte affinitetskartlegging for å bestemme nøkkeltemaene fra funnene i intervjuene.

UX Design

PIM-arkitektur

Før vi jobber med spesifikke skjermer, jobber vi alltid med applikasjonens overordnede arkitektur sammen med kunden. Basert på kundens innsikt og vår egen forskning fra bransjen, har vi utarbeidet en arkitektur basert på ideen om at PIM skal være én sann kilde for produktinformasjon og bare det. Denne solide PIM-strukturen vil definere mange kommende datastreamer, og understreker viktigheten av å bruke tid og krefter på å bygge en robust arkitektur for å påvirke fremtidige datastreamer.
Å håndtere produktdata innenfor denne arkitekturen er avgjørende. En dataarkitekt spiller en nøkkelrolle i å lage en Enterprise Information Model for å tilfredsstille kundens behov på tvers av alle områder involvert i håndtering av produktdata.

Å dele opp alle funksjonene i moduler hjalp våre back-end utviklingsarkitekter med å forstå systemkonseptet litt bedre.

Prototypen

Etter å ha validert gjennomførbarheten av arkitekturen på både operasjonelle og tekniske nivåer, begynte vi å jobbe med noe mer håndgripelig. For å strømlinjeforme designarbeidet, brukte vi Shopify's Polaris UI Kit som utgangspunkt. Det gjorde at vi kunne bruke ferdiglagde komponenter for å bygge nye oppsett og raskt komme til en form vi kunne presentere for interessentene.

Vi har prototypet de viktigste skjermene til PIM, inkludert:

• Produktredigeringsside
• Liste over alle produkter
• Liste over alle produktvarianter
• Asset manager (et repository for alt bildeinnhold)
• Masseredigering (dette var den killer-funksjonen!)

Shopify's Polaris Design System viste seg å være et flott valg for rask prototyping.

De neste stegene og en stjerne*

Dette var imidlertid bare begynnelsen. Vi måtte synkronisere tankene våre med utviklingsteamet.

Utviklerne bygde et helt nytt miljø som ville være i stand til å håndtere operasjonene som trengs for en storstilt detaljhandelsdrift. Integrering av masterdatastyring var avgjørende for å håndtere datakvalitet og produktinformasjon. Og designerne ønsket ikke å legge til noen funksjoner som ville vise seg å være urealistiske å utvikle. Digital eiendomsforvaltning spilte en betydelig rolle i å optimalisere digitale eiendeler og forenkle arbeidsflyter.

PIM-en vi alle bygde skulle være starten på transformasjonen og ikke et science-fiction-løfte.

DEL 2 av denne casestudien er tilgjengelig her: Designing a Product Information Management System. Del II: Leveranser.

Sjekk også ut:

• Redesigning the HBO VOD Experience: A Case Study for å se vår UX & UI designprosess i detalj