Projektowanie architektury zarządzania informacjami o produktach. Część I: Badania UX

Historia o tym, jak zaprojektowaliśmy system PIM dla przedsiębiorstwa. W 6 tygodni. I w sposób zorientowany na użytkownika.

Transformacja cyfrowa - od czego zacząć?

Żadna rewolucja nie zaczyna się bez iskry. Szczególnie cyfrowa. Jeden z naszych klientów, wiodący detalista odzieżowy z Norwegii, potrzebował czegoś specjalnego, aby wzbudzić zainteresowanie kluczowych interesariuszy i całej organizacji na progu transformacji cyfrowej.

Problem detalisty polegał na fragmentacji systemów, które wykorzystywał do operacji. Marketing, sprzedaż, operacje magazynowe, strony internetowe, informacje o produktach - wszystkie te funkcje korzystały z mnóstwa narzędzi cyfrowych, z których żadne nie były dostosowane do rzeczywistych potrzeb organizacji. Często powoduje to, że zespoły się gubią, systemy ulegają awarii, a cała operacja cierpi, gdy coś pójdzie nie tak. Ta fragmentacja znacząco wpłynęła na ich procesy biznesowe, utrudniając efektywne zarządzanie i integrację różnych operacji.

Duże firmy detaliczne często korzystają z setek oddzielnych systemów do zarządzania swoimi operacjami.

Nie można rozpocząć cyfrowej rewolucji, zmieniając wszystko jednocześnie - robisz jedną rzecz na raz. Dlatego zespół ekspertów projektantów i deweloperów z EL Passion został zaproszony do zbudowania fundamentu dla jednego z kluczowych aspektów ich operacji detalicznych  -  PIM.

Czym jest system zarządzania informacjami o produktach?

Rosnąca rola Internetu w handlu stworzyła wiele możliwości dla detalistów, aby stać się globalnymi i skrócić czas, jaki konsumenci potrzebują na odkrycie i zakup ich produktów. 

Z drugiej strony, zarządzanie informacjami o produktach w wielu kanałach sprzedaży stwarza problemy z utrzymaniem ich spójności i dokładności. PIM - Product Information Management to centralny system, który przechowuje (niespodzianka, niespodzianka) wszystkie informacje o produktach i dystrybuuje je do określonych kanałów - sklepów internetowych, sklepów detalicznych, systemów marketingowych itp. Pomaga w zarządzaniu i synchronizacji danych o produktach w różnych kanałach, zapewniając spójność i dokładność danych.
Oprogramowanie do zarządzania informacjami o produktach służy jako centralny punkt dla treści produktowych, poprawiając jakość danych i komunikację w zespole oraz wspierając publikację i syndykację wielokanałową w działaniach e-commerce. Czas był kluczowy (czyż nie zawsze?), więc naszą rolą był 6-tygodniowy sprint, aby zaprojektować klikalny prototyp PIM i zbudować platformę back-end, która pozwoli na skonstruowanie PIM w przyszłości. Ta analiza przypadku skupi się na tym pierwszym.

Strategia UX

Nasze strategiczne skupienie

Możemy zacząć od dowolnego z systemów detalicznych, ale wybrano PIM, ponieważ naprawdę mógł pokazać nasze możliwości i był czymś, z czym wiele osób w organizacji mogło się identyfikować. Nasze ćwiczenie mapowania systemów i interesariuszy podczas Warsztatu Projektowania Produktu było pomocne w ustaleniu tego.

Mapowanie systemów i interesariuszy pozwoliło nam zobaczyć pełny obraz systemów zaangażowanych w operacje detaliczne.

Pierwszym wyzwaniem w projekcie było zbadanie, jak zazwyczaj zarządza się informacjami o produktach oraz jakie problemy napotykają menedżerowie ds. merchandisingu online i informacji o produktach na co dzień w swojej pracy. Klient zlecił nam zapewnienie zewnętrznej perspektywy na to, jak powinien być skonstruowany PIM. Obejmuje to definiowanie atrybutów danych i budowanie modelu danych poprzez modelowanie danych, aby zapewnić elastyczność i dostosowanie systemu PIM. Skonsolidowaliśmy spostrzeżenia z różnych źródeł, aby stworzyć architekturę dla PIM i zdecydować o kluczowych funkcjonalnościach.
Dodatkowo integracja różnych systemów poprawiła strukturę danych, zredukowała powtarzające się wpisy danych i zwiększyła spójność informacji.

Wywiady z ekspertami w danej dziedzinie

Jednym z kluczowych założeń naszego zaangażowania było to, że nie powinniśmy zbierać informacji wewnątrz organizacji, aby uniknąć stronniczości (sic!). Utrudniło to naszą pracę, ale nie zrezygnowaliśmy z wywiadów z użytkownikami.

Zamiast tego przeprowadziliśmy wywiady z kilkoma osobami, które mają doświadczenie w korzystaniu z systemów zarządzania informacjami o produktach (PIM). Wszystkie wywiady przeprowadziliśmy za pomocą Lookback, co pomogło nam później przeanalizować zebrane treści.

• Merchandiserzy produktów
• Twórcy PIM
• Menedżerowie e-commerce

To dało nam mnóstwo informacji na temat tego, jak budowane są PIM-y, jak przynoszą wartość organizacjom oraz jakie funkcje są najczęściej używane w różnych organizacjach.

Audyt produktów i zarządzanie jakością danych

Aby zrozumieć, jak działają PIM-y, przeanalizowaliśmy szereg istniejących rozwiązań na rynku i zmapowaliśmy, jak rozwiązują one pewne problemy, z którymi codziennie boryka się personel e-commerce.

Każdy z produktów, które przejrzeliśmy (InRiver, Akeneo, Shopify, Magento), przybliżył nas nieco do wstępnych wizji, jak najlepiej zarządzać informacjami o produktach w wielu kanałach.

Jak informacje o produkcie wpływają na klientów?

Informacje o produkcie mają jeden cel. Co zaskakujące, mają informować klientów o produktach! Byłoby to straszne niedopatrzenie, gdybyśmy nie przeprowadzili wywiadów z rzeczywistymi klientami w odniesieniu do ich zachowań zakupowych!

Chociaż grupa docelowa miała siedzibę w Norwegii i Szwecji, które nie są tak daleko, uważaliśmy, że nawyki e-commerce mogą być nieco inne niż w Polsce. Dlatego przeprowadziliśmy 10 szczegółowych wywiadów i sesji testowych z klientami z Norwegii i Szwecji.

Dowiedzieliśmy się, jak funkcja Klarna 'zamów teraz, zapłać później' zmienia ich relację z zakupami online; jak bardziej ufają PayPalowi niż samym sklepom; jak materiały odzieżowe i obuwia mogą mieć znaczenie, lub jak rozmiary są nieistotne, jeśli nie są pokazane w kontekście.

Przeprowadziliśmy mapowanie afinity, aby określić kluczowe tematy wyników z wywiadów.

Projektowanie UX

Architektura PIM

Przed pracą nad konkretnymi ekranami zawsze pracujemy nad wysokopoziomową architekturą aplikacji z klientem. Na podstawie spostrzeżeń klienta oraz naszych własnych badań z branży, opracowaliśmy architekturę opartą na idei, że PIM powinien być jedynym źródłem prawdy dla informacji o produktach i tylko tym. Ta solidna struktura PIM zdefiniuje wiele nadchodzących przepływów danych, podkreślając znaczenie poświęcenia czasu i wysiłku na budowanie solidnej architektury, aby wpłynąć na przyszłe przepływy danych.
Zarządzanie danymi produktowymi w tej architekturze jest kluczowe. Architekt danych odgrywa kluczową rolę w tworzeniu Modelu Informacji Przedsiębiorstwa, aby zaspokoić potrzeby klienta we wszystkich obszarach związanych z zarządzaniem danymi produktowymi.

Podział wszystkich funkcji na moduły pomógł naszym architektom rozwoju back-end lepiej zrozumieć koncepcję systemu.

Prototyp

Po zweryfikowaniu wykonalności architektury na poziomie operacyjnym i technicznym, zaczęliśmy pracować nad czymś bardziej namacalnym. Aby usprawnić prace projektowe, wykorzystaliśmy zestaw UI Polaris od Shopify jako punkt wyjścia. To pozwoliło nam używać gotowych komponentów do budowy nowych układów i szybko osiągnąć formę, którą mogliśmy zaprezentować interesariuszom.

Prototypowaliśmy kluczowe ekrany PIM, w tym:

• Strona edycji produktu
• Lista wszystkich produktów
• Lista wszystkich wariantów produktów
• Menedżer zasobów (repozytorium wszystkich obrazów)
• Masowa edycja (to była kluczowa funkcja!)

System projektowania Polaris od Shopify okazał się świetnym wyborem do szybkiego prototypowania.

Następne kroki i gwiazdka*

To jednak był dopiero początek. Musieliśmy synchronizować nasze myślenie z zespołem deweloperskim.

Deweloperzy budowali zupełnie nowe środowisko, które miało być w stanie obsługiwać operacje potrzebne do dużej skali działalności detalicznej. Integracja zarządzania danymi podstawowymi była kluczowa dla zarządzania jakością danych i informacjami o produktach. A projektanci nie chcieli dodawać żadnych funkcji, które okazałyby się nierealne do wdrożenia. Zarządzanie zasobami cyfrowymi odegrało istotną rolę w optymalizacji zasobów cyfrowych i uproszczeniu przepływów pracy.

PIM, który wszyscy budowaliśmy, miał być początkiem transformacji, a nie obietnicą rodem z science fiction.

CZĘŚĆ 2 tego studium przypadku jest dostępna tutaj: Projektowanie systemu zarządzania informacjami o produktach. Część II: Wyniki.

Sprawdź także:

• Redesigning the HBO VOD Experience: A Case Study, aby zobaczyć nasz proces projektowania UX i UI w szczegółach