Wie man ein perfektes UX-Design-Briefing schreibt? 10 nützliche Tipps [KOSTENLOSE VORLAGEN]

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Ein gut geschriebener UX-Design-Brief ist die Grundlage Ihrer Zusammenarbeit mit einer Agentur. Er hilft dem Designteam, erste Projektkenntnisse zu gewinnen, indem er ihnen die notwendigen Informationen über das Projekt, seine Richtlinien, erwarteten Herausforderungen und Ziele bereitstellt. Wie schreibt man einen guten UX-Design-Brief?

UX-Design-Brief - Was ist das?

Kurz gesagt, ein UX-Design-Brief ist ein prägnantes Dokument, das darauf abzielt, Ihr Designprojekt zu beschreiben. Der eigentliche Wert eines UX-Briefs besteht darin, sicherzustellen, dass sowohl der Kunde als auch die Designer bei den Zielen des Projekts, den wichtigsten Anforderungen, Einschränkungen und Chancen auf derselben Seite stehen.

Betrachten Sie es als eine gute Grundlage für Ihre Zusammenarbeit. Ein totaler Fremder betritt Ihr Unternehmen, ohne Hintergrundwissen über Ihr Produkt. Ohne diese Hintergrundinformationen gibt es einfach zu viele Dinge, die schiefgehen könnten, was dazu führen kann, dass viel Zeit, Mühe und Geld verschwendet werden, egal welche UX Design-Dienstleistungen Sie wählen. 

Ein guter UX-Brief kann Ihnen viele Missverständnisse, Erklärungen und unnötige Korrekturen ersparen, aber um dies zu erreichen, muss er alle W-Fragen und Was-Fragen beantworten. Wir werden die Aspekte eines klaren und selbsterklärenden UX-Design-Briefs näher betrachten.

10 nützliche Tipps für ein perfektes UX-Design-Briefing

Ein wichtiger Hinweis - es gibt keinen richtigen Weg, ein UX-Briefing zu schreiben. Die Definition der Projektziele und die Bereitstellung von Benchmarks für wichtige Projektinputs sind entscheidend, um das Projektteam und das Designteam auszurichten. Es gibt einige Elemente, die wir durchgehen werden und die branchenübergreifend üblich sind, aber wenn es Informationen gibt, die hier nicht behandelt werden und die für das Verständnis Ihres Produkts oder Ihres Betriebsumfelds unerlässlich sind, sollten Sie diese immer einfügen. Wenn Sie Schwierigkeiten haben zu entscheiden, ob Sie etwas einfügen sollen, ist es immer besser, es einzufügen und die Perspektive der Designer zu erweitern.

Sie müssen keine umfangreichen Absätze schreiben, um das Projekt zu erklären oder sich zu sehr um die Form oder Formulierung zu kümmern. Es ist das alleinige Ziel des UX-Design-Briefings, die Informationen klar und verständlich zu übermitteln. Stichpunkte sind ein völlig akzeptables Format.

Unternehmens- und Produktübersicht

Beim Erstellen eines UX-Design-Briefs müssen Sie daran denken, dass dieser von einem totalen Fremden Ihres Produkts und Ihres Unternehmens gelesen wird. Es ist gut, das Unternehmen, mit dem Sie arbeiten, zu kennen. Eine Unternehmensübersicht und eine detaillierte Projektbeschreibung ermöglichen es den Designern, das Projekt mit dem großen Ganzen zu verbinden und das Design an das Erscheinungsbild und Gefühl Ihrer Marke anzupassen, das Sie beibehalten möchten.

Im einleitenden Abschnitt Ihres Briefs sollten Sie wichtige Informationen über Ihr Unternehmen einfügen - von den grundlegenden Informationen wie der Größe, der Branche, was es tut und welche Hauptdienstleistungen oder Produkte angeboten werden. Es ist auch ein guter Ort, um die Unternehmenswerte, die Schlüsselwörter Ihrer Marke und das, was sie auf dem Markt einzigartig macht (Ihr einzigartiges Wertversprechen), zu erwähnen.

Definition des Problems, mit dem Sie konfrontiert sind

Wenn Sie sich entscheiden, dass Sie Hilfe im Bereich UX benötigen, gibt es sicherlich einen Grund dafür. Die Durchführung von UX-Forschung, um Probleme frühzeitig zu identifizieren, kann entscheidend sein, um Probleme mit der Benutzererfahrung zu verstehen. Verlieren Sie Nutzer? Oder vielleicht nicht - vielleicht haben Sie Engagement auf Ihrer Website oder App, aber Ihre Konversionsrate ist erheblich gesunken? All dies sind relevante Informationen für UX-Designer, die in Ihr Projekt einsteigen. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Aspekte des Problems, auf das Sie gestoßen sind, einbeziehen, damit das Team ein besseres Verständnis dafür hat, was passiert und was Ihre Bedürfnisse sind.

Der Umfang des Projekts

Der Umfang Ihres UX-Projekts beschreibt, was Sie von Ihren Designern erwarten. Obwohl ein Teil davon direkt aus dem Problem, mit dem Sie konfrontiert sind, abgeleitet sein kann, gibt es möglicherweise zusätzliche Elemente, die Sie an Ihrem Produkt verbessern oder hinzufügen möchten. In diesem Abschnitt legen Sie die zu erledigende Arbeit dar.

Ein Hinweis: Seien Sie so spezifisch und informativ wie möglich und geben Sie die Verantwortung von Anfang an an. Wenn Sie eine vollständige Neugestaltung der Website oder App im Sinn haben, stellen Sie sicher, dass klar ist, wer die Bildressourcen und den Text liefert. Wenn Sie erwarten, dass die Designer Illustrationen im Rahmen des Projekts liefern, fügen Sie das ebenfalls hinzu. Wenn Sie bereits einige der Ressourcen haben, informieren Sie sie, damit die UX-Designer ein gutes Verständnis für die gesamte Idee haben.

Die Entscheidung über den Umfang ist knifflig, daher kann sie iterativ sein, insbesondere wenn Sie offen für Vorschläge sind, basierend auf Punkt 2: dem Problem, mit dem Sie konfrontiert sind. Designer können Lösungen vorschlagen, die, mit Ihrer Bestätigung, den Umfang der Arbeit beeinflussen werden.

Sie können Ihren Arbeitsumfang auch in drei Phasen unterteilen:

• Dinge, die erledigt werden müssen (und warum),
• Dinge, die möglicherweise im Umfang enthalten sind (wenn noch Budget übrig ist, wenn sich die Priorität nach der Nutzerforschung ändert, usw.),
• und Dinge, die nicht im Umfang enthalten sind.

Letzteres ist besonders entscheidend für bereits funktionierende Produkte, da es in der Regel Elemente umfasst, die das Designteam in Ihrem Produkt nicht ändern oder in Frage stellen kann. Dazu können sowohl technische als auch rechtliche Einschränkungen gehören (Integrationen von Drittanbietern, Änderungen am CMS, rechtliche Elemente wie GDPR oder Datenvereinbarungen, die für Ihr Produkt erforderlich sind, usw.).

Die Zielgruppe und Benutzer-Personas

Aus der Perspektive des UX-Designs steht die Zielgruppe im Mittelpunkt Ihres Projekts. Jedes erfolgreiche Projekt beginnt mit einer guten Portion Nutzer- & Wettbewerbsforschung, oft geleitet von einem UX-Designer. Die Benutzerflüsse einer Verbraucher-App werden sich stark von denen einer App für den professionellen Gebrauch unterscheiden. Das Onboarding der App wird anders sein, aber auch das Gefühl, die Grafiken, die Formulierungen, alles hängt von Ihrer Zielgruppe ab.

Wenn Sie bereits Nutzerforschung und etablierte Benutzer-Personas haben, stellen Sie sicher, dass Sie diese in Ihr Briefing aufnehmen. Der Designer der Agentur wird Ihnen mitteilen, ob dies ausreichend ist oder ob Sie weitere Forschung benötigen, um die Schmerzpunkte Ihres Produkts anzugehen. Lassen Sie sich nicht abschrecken, wenn Designer fragen, ob Ihr Budget und Zeitplan mehr Forschung zulassen. Die UX-Phase Ihres Produkts ist entscheidend, und die Änderungen hier sind tatsächlich die kostengünstigsten (im Vergleich zur Entwicklung). Es ist im besten Interesse Ihres Projekts, so viele Schmerzpunkte und Herausforderungen jetzt anzugehen, damit Sie später keine Fehler beheben müssen.

Projektziele und -vorgaben

Wenn Sie Kontakt aufnehmen, haben Sie bestimmte Erwartungen an die erbrachte Arbeit. In diesem Abschnitt legen Sie all diese Erwartungen sowohl auf einer allgemeineren Ebene (Ziele) als auch auf einer operativen Ebene (Vorgaben) dar. Denken Sie daran, dass Ziele mehr mit dem Gesamterfolg des UX-Designprojekts verbunden sind, während Vorgaben viel spezifischer und detaillierter sind und direkt oder indirekt mit dem jeweiligen Ziel in Verbindung stehen.

• Ein Beispiel für ein Projektziel: die Conversion der Website zu erhöhen.
• Ein Beispiel für eine Projektvorgabe: eine 10%ige Steigerung der Conversion über das Formular „Ein Angebot einholen“ der Website.

Sowohl Ziele als auch Vorgaben müssen messbar und spezifisch genug sein, damit sie wenig Raum für Fehlinterpretationen lassen – sowohl für den Kunden als auch für die Designer. Ziele sind auch Ihre Erfolgsmessungen. Wenn sie zu breit oder allgemein sind, könnte es sein, dass Sie mit einem Projekt enden, das einfach „fertig“ ist, aber es wird schwer zu beurteilen sein, ob es wirklich „erfolgreich“ war.

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Ihre Ziele zu formulieren, versuchen Sie die SMART-Methodik. Es ist ein Akronym, das Sie durch den Prozess der Zielsetzung führt. SMART-Ziele sind spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden.

Die Ergebnisse

Ähnlich wie die Ziele des Projekts ermöglicht ein gut definiertes Set an Ergebnissen, zu bestimmen, ob das Projekt tatsächlich erfolgreich ist. Das Sammeln von anfänglichem Projektwissen ist entscheidend, da es als Fahrplan für das Designteam dient und hilft, den Designprozess zu optimieren. Dies hilft der Agentur zu verstehen, was bis zum Ende des Projekts geliefert werden muss. Es ist ein weiterer Punkt, der zum gemeinsamen Verständnis zwischen Ihnen und der Agentur beiträgt und das Risiko von Missverständnissen auf dem Weg minimiert. 

Projektlieferungen umfassen die UX-Arbeit wie Benutzer-Personas, Benutzerflüsse, Journey Mapping, aber auch den technischen Aspekt: das Format, die Größe, die Auflösungen, die benötigt werden. In Bezug auf UI-Bildschirme ist es auch wertvoll zu erwähnen, ob Sie eine Übergabe für das Entwicklerteam benötigen, also im Grunde genommen Projektdokumentation mit allen Informationen, die die Entwickler benötigen, um es ohne Verzögerungen zu codieren.

Budget

Beide Parteien müssen sich des Budgets des Projekts bewusst sein und diesem zustimmen - die Puffer und Flexibilität (falls vorhanden), sowie die Budgetbeschränkungen.
Es ist immer eine gute Idee, Ihr Budget gleich zu Beginn anzugeben. Mit diesem Wissen kann die Agentur ihr Angebot auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden. Um ein erstes Projektverständnis zu gewinnen, sollte das Designteam ein UX-Briefing nutzen, um das Projekt, seine Richtlinien, erwarteten Herausforderungen und Ziele zu verstehen. Es ist auch wichtig, etwaige Zuschüsse oder Mittel, die das Projekt unterstützen, anzugeben.

Viele UX-Agenturen arbeiten agil (im Gegensatz zum Festpreis-Modell). Agile ist ein iterativer Ansatz zur Projektverwaltung, der kontinuierliches Feedback einbezieht. Eine Agentur konzentriert sich darauf, kleinere Teile des Projekts zu liefern, die sofort für Ihr Feedback verfügbar sind, um Missverständnisse zu minimieren und die Gesamtqualität des Produkts zu verbessern. Erfahren Sie mehr über die Vorteile von Agile.

Eine Sache über Agile: Sie werden nicht nach einem Ergebnis abgerechnet, sondern nach der Zeit, die ein Designer dafür aufwendet. Das ist auch der Grund, warum der Umfang und der Zeitplan des Projekts (wie unten beschrieben) eine so wichtige Rolle im Briefing spielen, damit alle auf derselben Seite sind, wenn das Projekt beginnt und keine wertvolle Zeit verloren geht.

Planung

Setzen Sie einen Zeitrahmen für das Projekt (oder, falls erforderlich, für einen bestimmten Teil des Projekts). Dies ist besonders wichtig, wenn Sie Fördermittel beantragt haben und in einem bestimmten Zeitraum greifbare Ergebnisse liefern müssen. Es ist auch ein Ort, um andere zeitliche Einschränkungen (sowohl interne als auch externe) aufzulisten.

Kommunikation & interne Prozesse

Viele Agenturen sind sehr daran interessiert, ihre Arbeitsweise an Ihre Arbeitsweise anzupassen. Um dies zu tun, müssen sie sich der Hauptbeteiligten, des Hauptentscheidungsträgers im Projekt und dessen gewünschtem Maß an Beteiligung bewusst sein. Wenn Sie diese Entscheidung bereits getroffen haben, ist das ein Schritt in Richtung reibungsloser und nahtloser Kommunikation mit der Agentur während des gesamten Projekts.

Weitere relevante Informationen über Ihr Unternehmen

Wenn es etwas Relevantes gibt, das nicht in die oben beschriebenen Punkte passt, stellen Sie sicher, dass Sie es ebenfalls in das Briefing aufnehmen. Es könnte einige rechtliche Einschränkungen geben, die Ihr Unternehmen einhalten muss, das spezifische technologische Umfeld, in dem Sie tätig sind, oder alles andere, was den Designern relevanten Kontext über Ihr Produkt oder Ihre Organisation bieten könnte.

Wie schreibt man ein UX-Briefing? Fazit

Ein gut geschriebenes UX-Briefing ist die Grundlage für eine nahtlose Zusammenarbeit. Je mehr Ihre Designer im Voraus wissen, desto besser sind sie auf die Arbeit an Ihrem Produkt vorbereitet.

Das gesagt, könnten einige der genannten Elemente schwer zu bestimmen sein, wenn keine vorherigen Designkenntnisse vorhanden sind (z. B. der Umfang oder die genauen Ergebnisse). Sie könnten eine genauere Spezifizierung und zusätzliche Klarstellungen benötigen. Denken Sie daran, dass Sie Ihre Designagentur jederzeit um eine Neubewertung, Hilfe oder sogar einen Product Design Workshop bitten können, um das Projekt in Phasen zu gliedern und es im Einklang mit Ihrem Budget zu halten. Erfahren Sie, wann und warum Ihr Produkt einen Product Design Workshop benötigt.

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